“Gecontroleerd naar goede balans tussen thuiswerken en op kantoor”

Het was even wennen, van het ene op het andere moment vrijwel volledig thuiswerken. Van videobellen aan de keukentafel tot e-mails beantwoorden met een kind op schoot. “Maar we hebben samen met onze medewerkers ook een manier gevonden waarop we het goed hebben laten werken, en dat willen we ook graag vasthouden”, aldus Hilde Garssen, Chief People Officer bij KPN en lid van de Raad van Bestuur. “Wel in juiste balans dus nu het thuiswerkadvies wordt gewijzigd gaan we ook gecontroleerd naar werken vanuit huis en ook weer op kantoor. Dat hebben we de afgelopen periode wel gemist.”

Hoe zag het thuiswerkbeleid van KPN er de afgelopen maanden uit?
“Als grote werkgever volgt KPN de richtlijnen van de overheid en het RIVM. Op een klein aantal uitzonderingen na, werken zo’n 8.000 kantoormedewerkers al twee jaar lang grotendeels vanuit huis. We hebben als werkgever het thuiswerken goed ingericht en gefaciliteerd, zo hebben al onze medewerkers een thuiswerkplek uit kunnen zoeken in onze thuiswerkwinkel met onder meer bureau, bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord, muis en headset. Ook hebben onze medewerkers uiteraard de beschikking over een veilige online thuiswerkplek, met IT-middelen voor video-vergaderen en werken we vanuit de cloud. Een deel van onze medewerkers werkt overigens niet op kantoor, bijvoorbeeld ons winkelpersoneel en onze monteurs. Ook zij hebben onder soms pittige omstandigheden hun werk gedaan.”

Hoe gaat dat thuiswerken?
“We zijn als KPN een digitaal, modern bedrijf en hebben al sinds 2008 thuiswerken als mogelijkheid in de CAO. Het was voor ons dus niet nieuw (gemiddeld werkten we 20% thuis), maar door Corona zijn we echt vrijwel volledig thuis gaan werken. Nood breekt wet, en over het algemeen gaat het goed, maar onze medewerkers missen ook het samen werken op kantoor, het face to face contact en de spontane ontmoetingen. Gelukkig is de medewerkersbetrokkenheid nog steeds erg hoog en is er veel steun voor de maatregelen die we hebben genomen in crisis tijd en voor onze richting rond het hybride werken naar de toekomst. Daar doen we het natuurlijk ook voor. Daarnaast ben ik ook echt trots op al onze medewerkers die vanuit huis elke dag alles op alles zetten om onze klanten zo goed mogelijk verder te helpen. De keerzijde zien we helaas ook; het vrijwel volledig thuiswerken vraagt veel van onze medewerkers, omdat de balans de afgelopen periode een beetje zoek was. Daarom is het belangrijk dat we die balans weer gaan herstellen, nu dat ook weer kan.”

Wat gaan jullie doen nu het advies om thuis te werken wordt gewijzigd? 
“Als KPN gaan we weer gecontroleerd naar een goede balans tussen thuiswerken en op kantoor werken. Dat pakken we gedegen aan en daar betrekken we ook onze medewerkers bij, want we moeten het samen doen. Afgelopen zomer zijn we al gestart met een speciale workshop waarin teams met elkaar bepalen wanneer, waar én waarvoor ze elkaar op kantoor willen ontmoeten. Dat is voor elk team anders. Het is één van de onderdelen van ‘Zo Werken Wij’, ons programma binnen KPN waarmee we dialoog voeren met elkaar over belangrijke onderwerpen zoals thuiswerken, samenwerken en reizen. We doen doorlopend onderzoek onder medewerkers en hebben dit ook gedurende de coronapandemie op meerdere momenten onderzocht. Elke twee weken doen we een steekproef en twee keer per jaar houden we een groot onderzoek onder alle medewerkers. Uit die onderzoeken blijkt steevast dat medewerkers graag een aantal dagen per week op afstand willen blijven werken en dat maken we mogelijk. Dat begint met komende weken nog beperkt naar kantoor, maar dat bouwen we uit.”

Hoe ziet de nieuwe thuiswerkbalans er uit?
“Ik geloof niet dat er één oplossing is, maar meerdere varianten en we doen wat werkt. We kennen daarbij een lerende aanpak en gaan samen met teams en medewerkers experimenteren welke vorm het beste bij ons past en in de praktijk ervaren wat werkt en wat niet goed werkt. Dat doen we data gedreven. Eén ding is wel duidelijk geworden in de afgelopen jaren, we zullen structureel meer thuis blijven werken en minder op kantoor. Dat willen onze medewerkers ook, zo blijkt telkens weer uit onderzoek. We verwachten dat onze medewerkers gemiddeld zo’n 60% thuis en 40% vanuit kantoor zullen gaan werken, maar hoe het er precies uit zal komen te zien, zal moeten blijken en wat dat betreft is het ook echt maatwerk. Het kan per team echt verschillen, om in KPN termen te spreken; er bestaan wel 50 tinten groen.“

Wat betekent dit voor de werkplek op kantoor?
“Meer thuis en minder op kantoor heeft vanzelfsprekend ook impact op de inrichting en het gebruik van onze kantoren; die gaan we meer inrichten op brainstormen, sociaal contact, teambuilding en ontmoeten. Tegelijkertijd moet je op kantoor ook in alle stilte goed kunnen blijven werken. En daar hoort natuurlijk ook een veilig binnenklimaat bij. Zo hingen wij de afgelopen maanden zo’n 500 CO₂-sensoren op in de vergaderruimtes van onze panden. Nu we weer meer op kantoor gaan werken, willen we zeker weten dat ruimtes als vergaderzalen, veilig zijn om in te werken. We willen onze collega’s dan met een goed en vertrouwd gevoel weer naar kantoor laten komen.”